Het melden van misstanden heeft de afgelopen jaren een grote vlucht genomen. Sinds 2019 is er een nieuwe Europese richtlijn die betrekking heeft op de bescherming van klokkenluiders. In verband met de implementatie van deze richtlijn is de Wet Huis voor Klokkenluiders gewijzigd in de Wet bescherming klokkenluiders ('Wbk'). De Wbk is op 18 februari 2023 gedeeltelijk in werking getreden. Het doel van Wbk is het beter beschermen van melders van misstanden.

Wat betekent de nieuwe wet voor uw organisatie?

Werkgevers zijn sneller verplicht om een interne meldprocedure (klokkenluidersregeling) vast te stellen

Een werkgever met minstens 50 werknemers was al verplicht om een interne meldprocedure voor misstanden in te richten. Onder de Wbk is het begrip 'werknemer' verruimd. Als gevolg bestaat voor werkgevers eerder een verplichting om een interne meldprocedure in te richten. Onder het begrip 'werknemer' valt nu ook iedereen die in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht voor u als werkgever. Behalve werknemers die bij u in dienst zijn, tellen dus ook uitzendkrachten die voor u werken mee. Hetzelfde geldt voor vrijwilligers en stagiairs, mits zij een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen.

Als bij u in de regel minder dan 50 personen werkzaam zijn, dan bent u in principe niet wettelijk verplicht om een interne meldprocedure te hebben. Maar het mag natuurlijk wel. Die interne meldprocedure hoeft dan niet aan alle wettelijke eisen te voldoen.

Let op: Voor sommige organisaties geldt dat zij ook bij minder dan 50 werkzame personen een interne meldprocedure moeten vaststellen. Het gaat dan om organisaties die werkzaam zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering, burgerluchtvaart, maritieme arbeid en havenstaatcontrole, en op het gebied van offshore olie- en gasactiviteiten.

Aan de interne meldprocedure worden strengere eisen gesteld

De Wbk stelt strengere eisen aan de interne meldprocedure dan de voorheen geldende Wet Huis voor Klokkenluiders. De interne meldprocedure moet in elk geval openstaan voor uw werknemers, uitzendkrachten die bij u werken en voor stagiairs en vrijwilligers, mits zij een vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. U mag deze procedure ook openstellen voor anderen, zoals zzp’ers, aandeelhouders, degenen die een melder bijstaan (bijvoorbeeld vertrouwenspersonen) en familieleden van de melder.

Er zijn ook een aantal nieuwe regels die in de interne meldprocedure moeten worden vastgelegd:

• De interne procedure moet ook openstaan voor het melden van schendingen van het recht van de Europese Unie, die voortaan als misstand worden aangemerkt.
• Een melder moet binnen zeven dagen na ontvangst van zijn melding een ontvangstbevestiging krijgen.
• Binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging, moet u de melder informatie verstrekken over de beoordeling en hoe de melding is of wordt opgevolgd (als dit aan de orde is).

Verder gelden onder de Wbk de volgende nieuwe eisen:

• Als werkgever moet u alle mensen die bij u werken schriftelijk of elektronisch informatie geven over:
  • uw interne meldprocedure;
  • de manier waarop meldingen over vermoedelijke misstanden, waaronder schendingen van het Unierecht, buiten de organisatie kunnen worden gedaan aan bevoegde autoriteiten;
  • de rechtsbescherming van werknemers (zoals het verbod op benadeling door u als werkgever na het melden van een vermoedelijke misstand of inbreuk op het Europese recht).
• U moet de identiteit van de melder geheimhouden, tenzij de melder toestemming geeft om zijn identiteit bekend te maken. U moet ervoor zorgen dat ook uw personeel zich aan deze geheimhoudingsplicht houdt.
• U moet meldingen op een goede manier registreren door een daarvoor ingericht register bij te houden.

Uitbreiding benadelingsverbod

Onder de Wbk worden meer mensen beschermd tegen nadelige gevolgen bij de melding van een vermoedelijke misstand. Niet alleen werknemers worden beschermd, maar iedereen die "werkgerelateerde activiteiten" uitvoert. Zo worden nu ook zzp'ers, uitzendkrachten, vrijwilligers, aandeelhouders, leveranciers, (onder)aannemers en sollicitanten beschermd. Het benadelingsverbod is nu dan ook in de Wbk zelf – en niet langer in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek – geregeld. Ook degenen die de melder bijstaan en betrokken derden worden onder de Wbk beschermd. Zij mogen niet worden benadeeld tijdens en na de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand.

Omkering van bewijslast

Voorheen moest de melder aantonen dat hij was benadeeld door een melding van een vermoedelijke misstand die hij had gedaan. Onder de Wbk hoeft de melder alleen nog aan te tonen dat hij met redelijke gronden heeft gemeld en dat hij is benadeeld. De Wbk gaat uit van het vermoeden dat de benadeling het gevolg is van de melding of openbaarmaking. De bewijslast ten aanzien van het verband tussen de benadeling en de melding is dus verschoven naar de werkgever. Het is nu aan de werkgever (die de benadelende maatregel heeft genomen) om aan te tonen dat de benadeling niet het gevolg is van de melding.

Vrijwaring in gerechtelijke procedures

Naast het verbod op benadeling biedt de Wbk aan melders, degenen die hen bijstaan en betrokken derden, ook bescherming tegen de inzet van gerechtelijke procedures. Om de melding te doen heeft de melder zich mogelijk schuldig gemaakt aan schending van de geheimhoudingsplicht, aan verboden informatieverwerving, laster, schending auteursrechten, openbaarmaking van bedrijfsgeheimen, schending van de vertrouwelijkheid of schending van bescherming van persoonsgegevens. Als is voldaan aan de wettelijke voorwaarden, kunnen zij daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld. Een voorwaarde is onder andere dat de melder redelijke gronden had om te denken dat de melding of openbaarmaking nodig was om een misstand te onthullen. Ook moet de melder redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist was.

Ook hier geldt een verschuiving van de bewijslast. Degene die de procedure instelt tegen de melder moet bewijzen dat de gewraakte handelingen niet noodzakelijk waren om de inbreuk te onthullen.

Afschaffing verplichte interne melding

Voorheen gold in beginsel de verplichting om vermoedens van misstanden eerst intern te melden, tenzij dat in redelijkheid niet van de melder gevraagd kon worden. Onder de Wbk is het niet langer verplicht om een vermoedelijke misstand eerst intern (bij de eigen werkgever) te melden. Ook wanneer een melder direct bij een extern meldkanaal (het Huis voor klokkenluiders of een andere bevoegde autoriteit) zijn melding doet, heeft hij recht op bescherming.

Wanneer moet u uw klokkenluidersregeling uiterlijk aanpassen?

Voor werkgevers bij wie ten minste 250 personen werkzaam zijn, geldt onmiddellijke werking van de nieuwe regels. Dat betekent dat deze werkgevers vanaf 18 februari 2023 een interne meldprocedure zouden moeten hebben die aan de eisen van de Wbk voldoet.

Werkgevers met 50 tot 249 werknemers hoeven pas vanaf 17 december 2023 aan de nieuwe eisen van de Wbk te voldoen.