Weigert uw schuldenaar uw vordering te betalen? Ook na aanmaningen van uw zijde? U kunt besluiten een advocaat in te schakelen om de vordering op uw debiteur via een gerechtelijke procedure te incasseren. Hoe gaat zo'n procedure in zijn werk en hoe zit het met de buitengerechtelijke incassokosten?
Voorafgaand aan het opstarten van de procedure zullen er door u of de advocaat, handelingen worden verricht die worden gekwalificeerd als 'buitengerechtelijke werkzaamheden'. Hierbij moet worden gedacht aan bestudering van de stukken uit het dossier, het schriftelijk of telefonisch sommeren van de schuldenaar om tot betaling van de vordering over te gaan, het voeren van overleg over bijvoorbeeld een schikking, het doen van onderzoek naar verhaalsmogelijkheden voor de vordering en onderzoek naar de huidige woon- of vestigingsplaats van de schuldenaar.
In een gerechtelijke procedure kan de rechter worden verzocht om een vergoeding voor deze buitengerechtelijke incassokosten toe te kennen. In het geval dat de rechter deze vergoeding toekent, zal hij uw schuldenaar niet alleen veroordelen om de openstaande vordering te voldoen, maar ook de buitengerechtelijke incassokosten.
Staffel
Met de invoering van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende Besluit in 2012 is er een staffel ingevoerd. De hoogte van de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassokosten kan worden berekend volgens deze staffel. Wanneer uw schuldenaar een consument is, bent u verplicht om de hoogte van de vordering met betrekking tot de buitengerechtelijke incassokosten te berekenen volgens deze staffel.
Algemene voorwaarden
Indien u zaken doet met een partij die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (hieronder valt ook een eenmanszaak) is het aan te bevelen om goed naar uw algemene voorwaarden te kijken.
Als u namelijk een vordering heeft op een partij die geen consument is, wordt de hoogte van de te vorderen buitengerechtelijke incassokosten bepaald aan de hand van wat tussen partijen is afgesproken.
Het is mogelijk om in uw algemene voorwaarden de bepaling op te nemen dat de schuldenaar bij niet-tijdige betaling van de hoofdsom verplicht is buitengerechtelijke incassokosten te voldoen, bestaande uit een bedrag van 15% van de gevorderde hoofdsom. De hoogte van de mogelijk te vorderen buitengerechtelijke incassokosten is in dat geval hoger dan wanneer de hoogte wordt berekend aan de hand van de ingevoerde staffel. Indien uw algemene voorwaarden een dergelijke bepaling niet bevatten, zal de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten, net als bij consumenten het geval is, worden berekend aan de hand van de staffel.
Als u besluit een dergelijk beding in uw algemene voorwaarden op te (laten) nemen of indien uw algemene voorwaarden al de bepaling bevatten dat een bedrag 15% van de hoofdsom kan worden gevorderd aan buitengerechtelijke incassokosten, dan is het wel van belang dat u in een procedure een beroep kunt doen op uw algemene voorwaarden.
Beroep doen op de algemene voorwaarden?
Daarvoor is ten eerste vereist dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard op de overeenkomst die u met uw schuldenaar heeft gesloten. U kunt uw algemene voorwaarden van toepassing verklaren door in de offerte en/of de overeenkomst te verwijzen naar de algemene voorwaarden. Tevens dient u op de aan de schuldenaar gezonden facturen te vermelden dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Ten tweede moet uw schuldenaar kennis hebben kunnen nemen van uw algemene voorwaarden. U dient voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst, bijvoorbeeld bij toezending van de offerte, of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst uw algemene voorwaarden aan uw schuldenaar te overhandigen. Ter voorkoming van misverstanden kunt u uw schuldenaar een verklaring laten ondertekenen waarin staat dat hij de algemene voorwaarden voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst heeft ontvangen, dat hij van de inhoud ervan kennis heeft kunnen nemen en dat hij daarmee akkoord gaat. Deze bepaling kan ook in de overeenkomst, die u met uw schuldenaar sluit, worden opgenomen.
Indien u uw algemene voorwaarden niet van toepassing verklaart op de overeenkomst tussen u en uw schuldenaar of u de algemene voorwaarden niet overhandigt, kan uw schuldenaar uw algemene voorwaarden vernietigen zodat u daarop geen beroep kunt doen. In dat geval is het voor u niet meer mogelijk om de hogere buitengerechtelijke incassokosten, namelijk het bedrag gelijk aan 15% van de hoofdsom, te vorderen. U kunt dan slechts het bedrag vorderen, zoals dient te worden berekend aan de hand van de staffel.
In alle redelijkheid
Ik kan dit artikel helaas niet helemaal positief afsluiten. Ook als (1) in uw algemene voorwaarden is opgenomen dat in het geval van niet-tijdige betaling 15% van de hoofdsom aan buitengerechtelijke incassokosten wordt gevorderd van de schuldenaar en (2) u uw algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard op de overeenkomst en (3) de algemene voorwaarden aan uw schuldenaar heeft overhandigd, kan het zo zijn dat de rechter alsnog besluit dat u geen recht heeft op het door u berekende bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten.
De rechter heeft namelijk de bevoegdheid om de buitengerechtelijke incassokosten te matigen. Daarom is het van groot belang dat aannemelijk wordt gemaakt dat de werkelijk door u gemaakte buitengerechtelijke incassokosten hoger zijn dan het bedrag, zoals wordt berekend aan de hand van de staffel, maar dat dit bedrag desondanks in een redelijke verhouding staat tot de werkzaamheden die zijn verricht.
Het uitgangspunt in de rechtspraak – die bol staat van de begrippen "redelijkheid" en "billijkheid" - blijft dat de gemaakte buitengerechtelijke incassokosten redelijk moeten zijn jegens de schuldenaar.
Publicatiedatum: 25 februari 2019.