Eén van de interessantste onderdelen van mijn werk is het begeleiden van IT-projecten. Deze projecten vergelijk ik vaak met 'een reis door de jungle'. Het zijn lange avontuurlijke tochten, met veel onverwachte gebeurtenissen. Een aantal zaken zijn naar mijn mening essentieel om het avontuur te laten slagen. In deze column ga ik in op één onderdeel daarvan, namelijk het belang van een goede risico-inventarisatie.
Een goede samenwerking slaagt met gezonde kritische interesse in je contractspartner. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zie ik vaak dat partijen uit enthousiasme al snel overgaan tot het tekenen van het contract. Een goede risico-inventarisatie wordt vaak overgeslagen.
Risico-inventarisatie
Wat versta ik precies onder een goede risico-inventarisatie? Het is belangrijk om van tevoren te inventariseren wat nu eigenlijk voor uw onderneming de grootste risico's zijn in de voorliggende samenwerking. Oftewel: waar zou u 's nachts wakker van liggen? Hoe kan volgens u de ideale oplossing bereikt worden als er onverhoopt problemen ontstaan? Dit zijn voorbeelden van vragen die ik zowel afnemers als leveranciers voorafgaand aan een IT-project stel. De antwoorden vul ik vervolgens aan met mijn eigen juridische risico-inventarisatie.
Voor een afnemer, die vaak geen of weinig ervaring heeft met IT-projecten, is het raadzaam om de leverancier vooraf specifiek te vragen om de projectrisico’s toe te lichten. Wat maakt dit project anders dan andere projecten? Wat zijn de riskante onderdelen? Bij welke functionaliteiten is de kans op uitloop het grootst?
Ter voorkoming van geschillen is het van belang dat partijen van tevoren uitvoerig het gesprek met elkaar aangaan en stilstaan bij eventuele ‘doemscenario’s'. Indien een afnemer niet uit zichzelf met voorgaande vragen komt, dan is het zaak dat de leverancier zich proactief opstelt en zelf de afnemer informeert. Naar mijn mening komt hier ook de zorgplicht van de leverancier om de hoek kijken.
IT-contract
Het is vervolgens mijn taak als IT-advocaat om alle risico's te vertalen naar (de inhoud van) de overeenkomst. In de overeenkomst staan de eisen met de specifieke risico's inclusief de gevolgen als die risico's zich verwezenlijken. Het (laten) opstellen van zo'n op maat gemaakte overeenkomst voorkomt discussie en vertraging, waarmee een mogelijk geschil wordt beperkt of zelfs wordt voorkomen.
Gepubliceerd in de Ede Stad van woensdag 8 mei 2019.
